سیستم اتوماسیون اداری یعنی هر درخواستی که امروز با پیام تلگرام، برگه‌ی کاغذی یا فایل اکسل دست‌به‌دست میشود، در یک مسیر مشخصِ تحت وب حرکت کند: ثبت شود، به نفرِ درست برسد، تأیید یا رد شود و ردپایش بماند. مدیری در مشهد که هنوز مرخصی‌ها را در واتساپ تأیید میکند و گزارشِ هفتگی را از سه فایل جدا درمی‌آورد، دقیقاً برای همین مسئله به این سیستم نیاز دارد. نرم‌افزار کارِ آدم‌ها را حذف نمیکند؛ فقط کارِ «پیدا کن، یادآوری کن، دوباره تایپ کن» را از دوشِ آن‌ها برمی‌دارد.
اتوماسیون اداری تحت وب دقیقاً چه کاری میکند؟
سه چیز را عوض میکند: مسیرِ کار، حافظه‌ی کار و دیدِ مدیر. مسیرِ کار یعنی هر درخواست می‌داند بعد از ثبت باید پیشِ چه کسی برود. حافظه‌ی کار یعنی هیچ تصمیمی در گفتگوی خصوصیِ یک نفر گم نمی‌شود. دیدِ مدیر یعنی بدونِ زنگ‌زدن بفهمد کدام کار کجا گیر کرده است.
تحت وب بودن هم یک مزیتِ عملی دارد. کارمندِ دفتر، همکارِ بیرون از شرکت و مدیرِ در سفر، همه با یک مرورگر به یک سامانه وصل می‌شوند و نیازی به نصبِ برنامه روی تک‌تک رایانه‌ها نیست. برای سازمان‌هایی که چند شعبه یا چند واحد دارند، این تفاوت از همان هفته‌ی اول حس میشود.
کدام هشت فرایند بیشترین صرفه‌جویی را دارند؟
هر فرایندی ارزشِ خودکارشدن ندارد. معیارِ ساده‌ای که پیشنهاد می‌کنم این است: کاری که تکرار میشود، چند نفر در آن دست دارند و ردگیریاش امروز دردسر است، اولین نامزد است. جدولِ زیر هشت فرایندِ رایج را کنار هم گذاشته است.
| فرایند | وضعِ دستیِ رایج | بعد از خودکارشدن |
|---|---|---|
| درخواست مرخصی و ماموریت | پیام در پیام‌رسان، تأییدِ شفاهی | ثبت در فرم، تأییدِ مرحله‌ای، تقویمِ مشترک |
| نامه‌نگاری و ارجاع | کاغذ، فایل، پیگیریِ تلفنی | شماره‌گذاریِ خودکار، ارجاع با کارتابل |
| درخواست خرید و تأمین | فایلِ اکسل و امضای کاغذی | فرمِ درخواست، تأییدِ چندسطحی، سابقه‌ی کامل |
| پیگیریِ قرارداد و مدارک | پوشه‌ی مشترک، نام‌گذاریِ سلیقه‌ای | بایگانیِ جست‌وجوپذیر با هشدارِ پایان اعتبار |
| تیکت و درخواستِ پشتیبانیِ داخلی | پیام به هرکسی که دم‌دست است | صفِ درخواست با مسئولِ مشخص |
| نوبت و رزرو | تلفن و دفترچه | رزروِ آنلاین با قاعده‌های ظرفیت |
| گزارش‌گیریِ دوره‌ای | جمع‌کردنِ دستیِ چند فایل | گزارشِ خودکار از دادهٔ زنده |
| ورود و خروجِ کالا یا تجهیزات | دفتر و برگه | ثبتِ تحویل و بازگشت با مسئولِ مشخص |
اگر فقط یک سطر را بخواهید شروع کنید، سراغِ مرخصی یا درخواستِ خرید بروید. قاعده‌هایشان روشن است، همه با آن‌ها درگیرند و موفقیت یا شکستشان خیلی زود دیده میشود.
گردش کار و کارتابل چطور کار می‌کنند؟
گردش کار همان نقشه‌ی مسیرِ یک درخواست است: از چه فرمی شروع میشود، به چه کسی می‌رسد، اگر رد شد کجا برمی‌گردد و اگر کسی پاسخ نداد چه میشود. کارتابل صفحه‌ای است که هر فرد در آن فقط کارهایی را می‌بیند که نوبتِ خودش است. تفاوتش با ایمیل این است که کارتابل وضعیت دارد: منتظرِ تأیید، برگشت‌خورده، تمام‌شده.
بیشترِ پروژه‌های اتوماسیون در همین‌جا زمین می‌خورند، نه در کدنویسی. سازمان‌ها فرایندِ رسمی را روی کاغذ دارند و فرایندِ واقعی را در ذهنِ همکاران. سامانه را باید روی فرایندِ واقعی ساخت، وگرنه کارمندها دورش می‌زنند و دوباره سراغِ پیام‌رسان می‌روند.
پیش از طراحیِ هر صفحه، از کسی که کار را هر روز انجام می‌دهد بپرسید: «آخرین باری که این درخواست گیر کرد، کجا گیر کرد؟» جواب، بهترین ورودیِ طراحیِ گردش کار است.
سطح دسترسی و امنیت را چگونه تعریف کنیم؟
همه‌ی اعضای سازمان نباید همه‌چیز را ببینند. سطح دسترسی یعنی هر نقش فقط به چیزهایی دسترسی دارد که کارش لازم دارد: کارمند درخواستِ خودش را می‌بیند، مدیرِ واحد درخواست‌های واحدش را، و واحدِ مالی فقط بخشِ مالی را. این تقسیم هم از اشتباهِ ناخواسته جلوگیری میکند و هم ردِ مسئولیت را روشن میکند.
چند اصلِ عملی که در هر سامانهی اداری باید باشد:
- هر ورود و هر تغییر در سابقه ثبت شود، با نامِ فردِ مشخص.
- حذفِ واقعیِ اطلاعات برای کاربرانِ عادی ممکن نباشد؛ فقط «لغو» یا «بایگانی».
- دسترسیِ یک همکار هنگامِ ترکِ سازمان در یک مرحله قطع شود.
- نقشها از همان ابتدا قابلِ تعریفِ دوباره باشند، چون ساختارِ سازمان عوض میشود.
اتوماسیون چطور به سیستم‌های موجود وصل میشود؟
کمتر سازمانی از صفر شروع میکند. حسابداری نرمافزارِ خودش را دارد، فروش یک پنل دارد و پیامک از یک سرویسِ جدا ارسال میشود. اتوماسیونِ خوب جزیره‌ی تازه نمی‌سازد؛ از طریق API یا خروجی‌های مشخص با این‌ها حرف می‌زند تا اطلاعات یک بار وارد شود و همه‌جا دیده شود.
پیش از هر پروژه این سؤال را بپرسید: کدام سیستم‌ها باید وصل شوند و کدام‌ها فعلاً می‌توانند جدا بمانند؟ هرچه فهرستِ یکپارچه‌سازی‌های روز اول بلندتر باشد، پروژه سنگین‌تر و برآوردش پیچیده‌تر میشود؛ برای همین بهتر است آن‌ها را به ترتیبِ اهمیت مرحله‌بندی کنید. اگر هنوز بینِ خریدِ نرمافزارِ آماده و ساختِ سامانهی اختصاصی مردد هستید، مقایسه‌ی نرم‌افزار آماده و سامانه اختصاصی را بخوانید.
یک پروژه‌ی واقعی در آنوبز چه شکلی بود؟
در آنوبز مشهد برای کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان خراسان رضوی یک وب‌اپلیکیشنِ جامع ساخته شد که رزروِ سالن، اردو، مربیان، افلاک‌نما و تماشاخانه‌ی سیار، دوره‌های آموزشی و فروشگاه را در یک بستر جمع میکند و یک پنلِ مدیریتیِ کامل دارد. تکنولوژی‌اش کدنویسیِ اختصاصی با PHP و React است. نکته‌ی جالبش برای بحثِ اتوماسیون این است که کارهای پراکنده‌ی دستی، مثل رزرو و ثبت‌نام، به یک مسیرِ واحد با پنلِ مدیریت تبدیل شدند.
نمونه‌ی دیگر سامانهی «آوا نوبت» برای مراکزِ درمانی است. بیمار پزشک را جست‌وجو میکند، زمانِ آزاد را می‌بیند و نوبت می‌گیرد، و مطب برنامه‌ی روزانه و گزارش‌ها را از همان‌جا مدیریت میکند. هدفِ طراحی روشن بود: تجربه‌ی ساده و کمترین فرایندِ دستی. برای دیدنِ کارهای بیشتر می‌توانید نمونه‌کارهای آنوبز را مرور کنید.
از کجا شروع کنیم؟ چک‌لیستِ پیش از سفارش
پیش از اولین جلسه با هر تیمِ نرم‌افزاری، این چک‌لیست را پر کنید. با همین چند سؤال، برآوردِ دقیق‌تری می‌گیرید و از وعده‌های کلی دور می‌مانید.
- کدام یک یا دو فرایند بیشترین اتلافِ وقت را دارند و چه کسانی درگیرشان‌اند؟
- مسیرِ واقعیِ هر فرایند را روی یک برگه بکشید: چه کسی شروع میکند، چه کسی تأیید میکند، کجا گیر میکند.
- چه نقش‌هایی لازم است و هر نقش چه چیزی را نباید ببیند؟
- کدام سیستم‌های فعلی باید به سامانه وصل شوند؟
- گزارشی که مدیر هر هفته می‌خواهد دقیقاً شامل چه ستون‌هایی است؟
- چه کسی در سازمان مسئولِ نظرِ نهایی درباره‌ی پروژه است؟
دامنه‌ی فرایندها، تعدادِ نقشها و یکپارچهسازیها عواملِ اصلیِ هزینه و زمان‌اند؛ برای همین آنوبز عددِ ثابت منتشر نمیکند و بعد از شنیدنِ فرایندهای شما، برآوردِ شفاف و بدونِ هزینهی پنهان می‌دهد.
سؤالات پرتکرار
سیستم اتوماسیون اداری برای شرکتِ کوچک هم لازم است؟
اگر چند نفر در یک درخواست دست دارند و ردگیریاش سخت شده، بله؛ حتی در تیمِ کوچک. آنوبز در مشهد معمولاً توصیه میکند با یک فرایند شروع شود، نه کلِ سازمان، تا ارزشِ سامانه پیش از گسترش دیده شود.
اتوماسیون تحت وب با نرمافزارِ آماده فرق دارد؟
نرمافزارِ آماده برای فرایندهای استاندارد سریعتر شروع میشود، اما سامانهی اختصاصی دقیقاً روی فرایندِ واقعیِ شما ساخته میشود. تیمِ آنوبز در مشهد هر دو راه را در جلسهی مشاورهی رایگان با فرایندِ مشتری مقایسه میکند.
هزینهی اتوماسیون اداری چقدر است؟
آنوبز در مشهد قیمت و مدتِ مشخصی منتشر نمیکند، چون به تعدادِ فرایندها، نقشها و یکپارچهسازیها بستگی دارد. مشاوره و برآوردِ اولیه رایگان است و پیش از شروع، شفاف و بدونِ هزینهی پنهان اعلام میشود.
راستش، توی پروژه‌ی کانون که خودم رویش کار کردم، اولش فکر می‌کردم باید از صفحه‌ها شروع کنم؛ فرمِ رزرو، جدول، دکمه. چند جلسه که گذشت دیدم اشتباه بوده. سؤالِ اصلی «این صفحه چه شکلی باشد» نبود، «این درخواست بعد از ثبت دست چه کسی می‌افتد» بود. مسیرِ درخواست را اول روی کاغذ کشیدیم و بعد صفحه‌ها را از دلش درآوردیم. به‌شخصه این را یاد گرفتم: اگر مسیر درست باشد، رابط را میشود عوض کرد؛ ولی اگر مسیر غلط باشد، قشنگ‌ترین پنل هم به کار نمی‌آید.
اگر می‌خواهید ببینید کدام فرایندهای سازمانتان بیشترین ظرفیتِ خودکارشدن را دارند، آنوبز در مشهد حاضر است آن‌ها را رایگان با شما مرور کند. از صفحه‌ی تماس شروع کنید؛ اگر هم می‌خواهید بدانید چه سامانه‌هایی ساخته‌ایم، توسعه‌ی وب‌اپلیکیشن و طراحی سامانهی اختصاصی نقطه‌ی خوبی‌اند.
